TOEPASSELIJKHEID
Dit reglement geldt voor de gehele organisatie die deel uitmaakt van Stichting Budosport Hoorn, hierna BSH, gevestigd te Hoorn.
BEGRIPSBEPALINGEN
PERSOONSGEGEVENS
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’), zoals bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, personeelsnummer, BSN, medische rapportages, inhoud van e-mails, prestaties/cijfers, brieven, klachten, foto’s, video’s, IP-adressen, tracking cookies, loginnamen en wachtwoorden.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, geautomatiseerd of handmatig, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens (DNA/RNA) of biometrische gegevens (bijv. foto’s) met het oog op de unieke identificatie van een persoon en gegevens over gezondheid en ontwikkeling of iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
BETROKKENE
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld zijn: kinderen, ouders/voogd, samenwerkingspartners, medewerkers en bezoekers.
VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van dit reglement is BSH de verwerkings-verantwoordelijke, vertegenwoordigd door het bestuur.
VERWERKER
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkings-verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld de leverancier van een klantrelatiesysteem (CRM) of personeelsadministratiesysteem (HR). Een verwerker heeft een uitvoerende taak, ten behoeve van de activiteiten van de verwerkingsverantwoordelijke.
DERDE
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker of de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkings-verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
STICHTING BUDOSPORT HOORN,
de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van dit reglement.
REIKWIJDTE EN DOELSTELLING
1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij BSH, waaronder kinderen, ouders/voogd, vrijwilligers, instructeurs, bezoekers en externe relaties (bijv. leveranciers).
2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door BSH worden verwerkt. Het reglement heeft tot doel:
3.a. De persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen BSH worden verwerkt;
c. te borgen dat persoonsgegevens binnen BSH rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;
d. de rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door BSH worden gerespecteerd.
DOELEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt BSH zich aan de
relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de uitvoeringswet AVG en overige geldende wetgeving.
DOELEN
1. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaatst voor;
a. het onderhouden van contact;
b. een goede en efficiënte organisatie;
c. het verrichten van administratieve handelingen;
d. verbetering van de organisatie;e. facturering;
f. het innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
g. het behandelen van geschillen;
h. het onderhouden van contacten met deelnemers, vrijwilligers en instructeurs.
i. het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;
j. de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
k. juridische procedures waarbij BSH betrokken is.
2. De verwerking van persoonsgegevens mag ook plaatsvinden voor doelen die verenigbaar zijn met de doelen zoals beschreven in lid 1.
DOELBINDING
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. BSH verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.
GRONDSLAG VERWERKING
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan;
a. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan BSH is opgedragen.
b. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op BSH rust.
c. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
d. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BSH of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden.
e. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang).
f. De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
BEWAARTERMIJNEN
BSH bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is.
TOEGANG
Binnen de organisatie van BSH geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en de bijbehorende werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de administratie en systemen van BSH opgenomen persoonsgegevens aan;
a. de verwerker die van BSH de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;
b. derden voor zover uit de wet voortvloeit dat BSH verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.
BEVEILIGING EN GEHEIMHOUDING
a. BSH neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
b. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
c. Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens van BSH is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak. Medewerkers van BSH tekenen een geheimhoudingsverklaring.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
Bijzondere persoonsgegevens worden door BSH in principe niet verwerkt. Bij uitzondering zal alleen gebeuren wanneer daarvoor een gerechtvaardigde grondslag voor is.
GRONDSLAG VERWERKING van dit reglement.
VERSTREKKEN GEGEVENS AAN DERDEN
BSH kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor
een grondslag bestaat in de zin van artikel GRONDSLAG VERWERKING van dit reglement.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Het registeren van kyu graden en dangraden bij diverse bonden, zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend JBN, KBN en/of IMAF.
- Het inschrijven van budoka’s voor wedstrijden, stages en/of andere evenementen.
SOCIALE MEDIA
Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt bij het inschrijfformulier (opt-in) van BSH.
RECHTEN BETROKKENEN
BSH erkent de rechten van betrokkenen, handelt daarmee in
overeenstemming en bewerkstelligt dat betrokkenen deze rechten daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Het betreft in het bijzonder de volgende rechten:
INZAGE
Een betrokkene heeft recht op inzage van de door BSH verwerkte persoonsgegevens die op hem betrekking hebben. Bij werkdocumenten, interne notities en andere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad geldt dat alleen inzage wordt gegeven binnen de context waarin de gegevens van de betrokkene worden gebruikt.
Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijheden van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook persoonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan BSH het recht op inzage beperken. Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft BSH, op verzoek van de betrokkene, voorts informatie over;
a. de verwerkingsdoeleinden;
b. de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
c. de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
d. (indien van toepassing) ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
e. hoe lang de gegevens worden bewaard;
f. dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
g. het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
h. de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;
i. het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;
j. de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.
VERBETERING, AANVULLING, VERWIJDERING
BSH verbetert de persoonsgegevens van een betrokkene in het geval de betrokkene terecht heeft aangegeven dat de gegevens onjuist zijn en BSH vult de persoonsgegevens van een betrokkene aan indien de betrokkene terecht om aanvulling heeft verzocht. Voorts kan de betrokkene verzoeken om verwijdering van zijn persoonsgegevens.
BSH gaat daartoe over indien is voldaan aan een wettelijke grondslag voor het verzoek, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt, het onmogelijk is om aan het verzoek
te voldoen of dit een onredelijke inspanning zou vergen.
BEZWAAR
Indien BSH persoonsgegevens verwerkt op de grondslag van artikel GRONDSLAG VERWERKING onder a. of onder d. van dit reglement, kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In dat geval staakt BSH de verwerking van de betreffende persoonsgegevens, behalve als naar het oordeel van BSH het belang van BSH, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.
BEPERKEN VERWERKING
De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. BSH beperkt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, BSH de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.
KENNISGEVINGSPLICHT
Als BSH op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de verwerking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal BSH eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.
PROCEDURE
BSH handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Wanneer BSH geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt BSH onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert hij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.
INTREKKEN TOESTEMMING
Indien voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de betrokkene worden ingetrokken. Als de toestemming wordt ingetrokken, staakt BSH de verwerking van persoonsgegevens, behalve als er een andere grondslag (zoals bedoeld in artikel GRONDSLAG VERWERKING van dit reglement) voor de gegevensverwerking is. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan.
TRANSPARANTIE
BSH informeert de betrokkene(n) op verzoek over de verwerking van hun persoonsgegevens. In de te verstrekken gegevens wordt in ieder geval de volgende informatie vermeld;
a. de contactgegevens van BSH;
b. de doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de verwerking;
c. een omschrijving van de belangen van BSH indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van BSH;
d. de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals verwerkers of derden;
e. in voorkomend geval: of de persoonsgegevens worden verzonden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER);
f. hoe lang de persoonsgegevens zullen worden bewaard;
g. dat de betrokkene het recht heeft om BSH te verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van
gegevensoverdraagbaarheid;
h. dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;
i. dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
j. of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;
k. indien van toepassing, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
MELDPLICHT DATALEKKEN
Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens van BSH is verplicht om een informatiebeveiligingsincident of datalek per ommegaande te melden bij het meldpunt (secretaris@budosporthoorn.nl), conform de procedure van BSH.
Een beveiligingsincident is een gebeurtenis die er voor zorgt of zou kunnen zorgen dat de beschikbaarheid, integriteit en/of vertrouwelijkheid van de informatievoorziening wordt aangetast. Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren raken of onrechtmatig worden bewerkt (opgeslagen, aangepast, verzonden, et cetera) of toegankelijk worden gemaakt.
Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of nalaten van BSH niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen BSH geldende klachtenregeling. Als een klacht naar de mening van betrokkene door BSH niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.